Un aperçu de la LPRPDE à l'intention des entreprises et des organismes

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Message du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Les entreprises canadiennes doivent être pleinement conscientes de l'incidence qu'a sur leurs activités la loi sur la protection des renseignements personnels s'appliquant au secteur privé, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, ou la LPRPDE. Cette présentation Power Point est téléchargeable et peut être utilisée par les organisations pour se sensibiliser aux questions et aux préoccupations touchant la protection des renseignements personnels, et pour être préparées à la mise en oeuvre de la Loi. Ce document explique également pourquoi l'adoption de bonnes pratiques en matière de protection des renseignements personnels est tout simplement une saine gestion des affaires.

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Notes :

En tant que propriétaires, gestionnaires et employés d'une entreprise, nous sommes tous soucieux de la bonne gestion, de la capacité concurrentielle et de la rentabilité de notre entreprise ainsi que de celles avec lesquelles nous collaborons. À compter de janvier 2004, il faudra également se soucier de protéger la confidentialité de nos clients. Car dès le 1^er janvier, toutes les entreprises canadiennes qui recueillent, utilisent et communiquent des renseignements personnels devront se conformer soit à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), loi adoptée par le gouvernement fédéral pour protéger la confidentialité des renseignements personnels des Canadiens et des Canadiennes dans le secteur privé, ou à une loi provinciale essentiellement similaire.

La LPRPDE énonce les règles fondamentales auxquelles les organisations du secteur privé devront se soumettre pour recueillir, utiliser et communiquer des renseignements personnels dans le cadre de leurs activités commerciales.

Il est fort probable que certaines entreprises connaissent déjà la LPRPDE puisqu'elles prennent déjà part à des activités assujetties à cette loi, comme par exemple la circulation transfrontalière des renseignements personnels.

Mais pour ceux et celles d'entre nous qui ne sommes pas au fait de la LPRPDE, c'est l'occasion ou jamais - car nous nous trouverons tous dans cet environnement commercial.

La LPRPDE est une bonne nouvelle pour les Canadiens et les Canadiennes ainsi que pour les entreprises. Nous espérons que cette présentation saura assouvir les craintes ou les inquiétudes que vous pourriez avoir relativement à sa récente mise en oeuvre.

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Notes :

On définit souvent la protection de la vie privée comme «  le droit d'être laissé seul ». Cette définition est assez bonne jusqu'à un certain point. Elle traduit la réaction instinctive des gens lorsqu'ils sont surveillés ou dérangés. C'est ce que signifie «  l'atteinte à la vie privée  » pour de nombreuses personnes.

Mais il y a un autre genre d'atteinte à la vie privée qui est moins évident, et c'est la collecte, l'utilisation et la communication de renseignements qui nous concernent à notre insu ou sans notre consentement.

C'est pourquoi le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada définit le respect de la confidentialité comme le droit de contrôler l'accès à sa personne et aux renseignements qui la concernent.

Cette définition nous fait comprendre comment notre vie privée est de plus en plus menacée.

Après tout, la vie privée était auparavant protégée par défaut. En effet, tant que les renseignements nous concernant étaient éparpillés dans de nombreux documents papier en divers endroits, il aurait fallu qu'on se donne beaucoup de mal pour s'immiscer dans notre vie privée. À moins d'être quelqu'un de célèbre ou d'important, votre vie privée était plutôt bien protégée.

Mais les obstacles de temps, de distance et d'argent qui protégeaient autrefois notre vie privée ont disparu. Grâce aux progrès réalisés dans les domaines de l'informatique, des bases de données, des technologies de la surveillance, de l'identification biométrique et des tests génétiques, un étranger qui a accès à un ordinateur et à Internet peut compiler un dossier détaillé de toute notre vie en quelques minutes.

Ce scénario illustre dans une large mesure pourquoi nous devons nous préoccuper de la protection des renseignements qui nous concernent.

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Notes :

La protection des renseignements personnels est ce que l'on peut appeler parfois comme le «  droit dont découlent toutes nos autres libertés  ».

En effet, vous ne pouvez pas jouir de la liberté d'expression, d'association ou de pensée, par exemple, dans une société où chacun de vos gestes est épié, où chacune de vos activités est connue et où chacune de vos préférences est surveillée.

Le respect de la vie privée est un besoin inné. Le soir, en arrivant à la maison, vous fermez probablement les stores. Ce n'est pas que vous cherchiez à cacher quelque chose. C'est tout simplement que vous avez instinctivement besoin de protéger votre intimité, votre liberté du monde extérieur.

Au Canada, nous disposons du droit à l'anonymat lorsque nous vaquons à nos affaires. C'est pourquoi nous devons, en tant que personnes, entreprises et société, être disposés à déployer beaucoup d'efforts pour protéger nos renseignements personnels et ceux de nos clients dans le cadre de nos activités commerciales. Ce qui nous amène à parler de la LPRPDE, parce que l'un des moyens que le Canada a pris pour assurer la protection de la vie privée est de créer une loi destinée à protéger les renseignements personnels.

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Notes :

L'adoption de bonnes pratiques en matière de protection des renseignements personnels est tout simplement une saine gestion des affaires.

Si les gens ne font pas confiance aux entreprises, s'ils voient les entreprises exercer sur eux des pressions pour obtenir leur consentement ou insinuer d'une manière injustifiée qu'un consentement a été donné, ils vont mettre le système en péril. Ils vont refuser de donner des renseignements personnels ou ils vont fournir de fausses données. Ils vont inonder les entreprises de plaintes. Ils vont rejeter des choses qui pourraient leur être bénéfiques à cause des frustrations et des rancoeurs. Et ils vont se tourner vers des entreprises concurrentes qui, elles, respectent leur vie privée.

La protection des renseignements personnels constitue l'un des éléments essentiels d'une bonne relation avec la clientèle, ce qui en fait l'un des principaux éléments de l'avantage concurrentiel.

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Notes :

La LPRPDE est une loi adoptée par le gouvernement fédéral pour protéger les renseignements personnels des Canadiens et des Canadiennes dans le secteur privé. La Loi énonce les règles fondamentales de la collecte, de l'utilisation et de la communication des renseignements personnels. Elle témoigne des réalités du monde des affaires, plutôt que de quelques réflexions abstraites d'Ottawa. Elle repose sur le Code type sur la protection des renseignements personnels de l'Association canadienne de normalisation. Ce code, qui est en fait incorporé à la loi, est le fruit d'un travail de collaboration entre des représentants du gouvernement, des consommateurs et des groupes d'entreprises. Ces gens se sont rencontrés pour discuter de l'élaboration d'un code qui permettrait d'améliorer l'environnement commercial.

Le Canada est en fait le premier pays à disposer d'une loi sur la protection des renseignements personnels s'appliquant au secteur privé et fondée sur une norme nationale établie en collaboration. Ces gens ont reconnu qu'il était important de respecter les renseignements personnels pour réussir en affaires et que, en protégeant les droits de leurs clients et en traitant leurs renseignements personnels avec respect, ils bénéficiaient d'un avantage concurrentiel. La Loi garantit l'équilibre entre le besoin légitime de renseignements personnels des organisations et le droit à la protection des renseignements personnels des personnes. Pour ce qui est de la surveillance, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada est là pour aider les entreprises. Le rôle de la commissaire est de protéger les citoyens et les citoyennes, et non d'appliquer la loi. Elle s'emploie à trouver des solutions aux problèmes liés à la confidentialité et non à chercher des coupables.

Donc, en quoi consiste la LPRPDE et que devrez-vous faire pour la mettre en oeuvre – Essentiellement, une entreprise qui veut recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels doit obtenir le consentement de la personne concernée, sauf dans quelques circonstances précises et limitées.

• Elle ne peut utiliser ou communiquer des renseignements personnels qu'aux fins pour lesquelles la personne concernée a donné son consentement.
• Même avec le consentement de la personne concernée, vous devez restreindre la collecte, l'utilisation et la communication de renseignements personnels à des fins qu'une personne raisonnable estimerait acceptable dans les circonstances.
• Chaque personne a droit de voir les renseignements personnels que votre entreprise possède à son sujet et de corriger toute donnée inexacte.
• Une surveillance est assurée par la commissaire à la protection de la vie privée du Canada, qui veille à ce que la Loi soit respectée et à ce que réparation soit faite s'il y a violation de droits.

Certaines personnes croient à tort que la LPRPDE s'applique uniquement aux sites Web, au commerce électronique ou aux entreprises exploitées par Internet. Ce n'est simplement pas le cas. La Loi s'applique à toutes les entreprises, qu'elles mènent leurs affaires par voie électronique ou non.

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Notes :

Depuis le 1^er janvier 2001, la LPRPDE s'applique à tous les renseignements personnels recueillis, utilisés et communiqués par toute installation, tout ouvrage, toute entreprise et tout secteur d'activité fédéral dans le cadre d'activités commerciales. Il s'agit principalement des banques, des transporteurs aériens, des entreprises de télécommunications, des diffuseurs et des entreprises de transport interprovincial ou international. Elle vise également les renseignements personnels concernant les employés de ces organisations. En outre, elle s'applique aux renseignements personnels détenus par des organisations de compétence provinciale, qui sont vendus, prêtés ou échangés au-delà des frontières provinciales ou nationales.

Depuis le 1^er janvier 2004, l'application de la LPRPDE est générale, c'est-à-dire que la Loi vise tous les renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués par toutes les organisations du secteur privé dans le cadre de leurs activités commerciales, sauf dans une situation particulière : là où aucune loi «  essentiellement similaire  » n'est en vigueur.

Selon le ministre de l'Industrie, la législation provinciale ou territoriale devrait intégrer les dix principes figurant à l'annexe 1 de la LPRPDE, prévoir instance indépendante et efficace de surveillance et de règlement des différends pouvant faire enquête; et veiller à ce que les renseignements personnels ne soient collectés, utilisés et communiqués qu'à des fins appropriées ou légitimes.

La Colombie-Britannique, l'Alberta et le Québec sont les seules provinces à se doter d'une loi réputée être essentiellement similaire.

Ainsi, les principes de la LPRPDE font partie intégrante du monde du commerce dans l'ensemble du Canada.

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Notes :

Les renseignements personnels comprennent tout renseignement factuel ou subjectif, consigné ou non, au sujet d'une personne identifiable, quelle que soit la forme sous laquelle il est présenté :

• son âge, son nom, son numéro d'identification, son revenu, son origine ethnique ou son groupe sanguin;
• ses opinions, les évaluations à son sujet, les commentaires à son propos, les mesures disciplinaires prises à son égard et son état civil;
• ses dossiers d'employé, son dossier de crédit, son dossier de prêts, son dossier médical, l'existence d'un conflit entre cette personne et un commerçant, ses intentions (par exemple, faire l'acquisition de biens ou de services, ou changer d'emploi).

Toutefois, les renseignements personnels ne comprennent pas le nom d'un employé d'une organisation, son titre ni son adresse ou son numéro de téléphone au travail.

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Notes :

En 2004, le champ d'application de la Loi s'est étendu aux activités de nature commerciale qui habituellement sont de compétence provinciale. Mais il ne s'est pas étendu à l'emploi lié à ces activités. La LPRPDE s'appliquera à l'emploi uniquement dans le cas des installations, des ouvrages, des entreprises et des secteurs d'activité fédéraux.

Ainsi, si vous exploitez une installation, un ouvrage, une entreprise ou un secteur d'activité fédéral, vos pratiques en matière d'emploi seront assujetties à la LPRPDE.

Pour ce qui est des autres entreprises, il n'en est rien.

Mais quoi qu'il en soit, les entreprises et les organismes doivent revoir leurs pratiques en matière de confidentialité relativement à l'emploi, puisqu'il est fort probable qu'elles soient visées par des lois provinciales liées à la protection des renseignements personnels.

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Notes :

Ceci nous amène à parler de quelques mesures que peuvent prendre les entreprises pour être préparé à la mise en oeuvre de la Loi.

Tout d'abord, passez en revue vos pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Vous devriez également songer à entreprendre cette démarche pour ce qui est de vos pratiques en matière d'emploi, puisqu'il est fort probable qu'elles soient visées par des lois provinciales sur la protection des renseignements personnels.

En deuxième lieu, nommez une personne qui sera investie de la fonction de surveillance dans l'ensemble des questions relatives à la confidentialité au sein de votre organisation. Dans les grandes organisations, c'est l'agent principal de la protection des renseignements personnels qui remplit cette fonction, mais il serait raisonnable que la plupart des entreprises aient, parmi leurs employés, quelqu'un qui assume cette responsabilité à temps partiel. Cela aurait pour effet d'assurer que vos responsabilités et des questions en matière de confidentialité sont traitées.

Troisièmement, familiarisez-vous avec le rôle du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Le personnel du Commissariat peut vous aider à comprendre ce que vous pouvez faire pour observer la Loi.

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Notes :

Vous devriez probablement en savoir un peu plus sur le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Tout d'abord, la commissaire à la protection de la vie privée est une haute fonctionnaire indépendante relevant du Parlement.

Le premier aspect important du mandat de la commissaire est d'assurer la surveillance. Cette fonction comprend l'étude et le règlement des plaintes déposées aux termes de la LPRPDE et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, loi similaire à la LPRPDE qui s'applique au secteur public fédéral depuis vingt ans.

Dans le cadre de ses fonctions de surveillance, la commissaire agit à titre d'ombudsman. Elle a recours à la négociation et à la persuasion pour trouver des solutions. Il n'est pas question ici d'accuser ni de punir des organisations. La commissaire dispose de pleins pouvoirs d'enquête et, au besoin, elle peut ordonner la production de documents, pénétrer dans des locaux et contraindre des personnes à témoigner. Mais durant les vingt années de l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la commissaire et ses prédécesseurs n'ont jamais eu à faire usage de ces pouvoirs. Le Commissariat à la protection de la vie privée a toujours été en mesure d'obtenir une coopération volontaire des parties en cause. C'est aussi ce que l'on a observé relativement à la LPRPDE jusqu'à ce jour, et le Commissariat est persuadé que cette tendance se maintiendra.

Si, à l'issue d'une enquête, la commissaire conclut qu'une organisation porte atteinte à la vie privée, elle recommande une solution pour remédier au problème.

La commissaire n'a pas de pouvoirs de rendre des ordonnances, mais elle dispose de plusieurs moyens pour que le droit aux renseignements personnels soit respecté et que ses recommandations ne soient pas ignorées.

Par exemple, si une organisation refuse d'obtempérer, la commissaire est autorisée à faire connaître publiquement le problème. Elle mise ensuite sur l'opinion publique pour faire avancer le dossier.

La commissaire peut aussi demander à la Cour fédérale d'ordonner l'observation de la loi et même d'accorder des dommages-intérêts aux personnes dont les droits ont été bafoués.

Le deuxième aspect important du mandat de la commissaire à la protection de la vie privée est la sensibilisation du public, informer les Canadiens et les Canadiennes de leurs droits et les organisation de leurs obligations en vertu des lois fédérales en matière de protection des renseignements personnels.

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Notes :

La LPRPDE a vu le jour après que le gouvernement eut reconnu que les renseignements personnels étaient l'âme des entreprises d'aujourd'hui.

Les entreprises dépendent des renseignements personnels, que ce soit pour rester en contact avec leur clientèle, chercher de nouve(lles)aux client(e)s ou déterminer ce que veut le marché et ce qu'il peut supporter. Elles veulent en outre des renseignements personnels concernant leurs employé(e)s pour pouvoir gérer les avantages sociaux et assurer la sûreté et la productivité en milieu de travail.

Comme nous l'avons vu, le fait d'obtenir et d'utiliser des renseignements personnels d'une manière qui ne porte pas atteinte à la vie privée est un défi de taille pour les entreprises d'aujourd'hui. Le traitement adéquat des renseignements personnels est essentiel - il permet à l'entreprise de préserver son image de marque, de gagner et de maintenir la confiance de ses client(e)s, de s'assurer que les renseignements utilisés à des fins de marketing sont exacts et, enfin, de bénéficier d'un avantage concurrentiel au sein du marché.

Nous le constatons, une bonne protection des renseignements personnels est une saine gestion des affaires. Et il pourrait s'agir là de la plus importante incidence de la loi du Canada sur la protection des renseignements personnels.

Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec le personnel du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, au 1-800-282-1376, ou rendez-vous à l'adresse www.priv.gc.ca.